Добрый день, сегодня мы обсуждаем тему "Что должен делать финансовый директор для обеспечения финансового контроля бизнеса".
Начну с главного, финансовый директор должен совершать действия, направленные на повышение прибыли. При этом он должен действовать рационально, непрерывно и на улучшение. Что это означает, с чего начать и как начать, подробнее в данном материале.
Финансовый директор не может повышать прибыль везде одновременно. Он должен выбрать какую-то точку приложения усилий и это первая проблема.
Подход основан на том, что одна из обязанностей финансового директора это собирать данные о финансовом положении компании, о движении материальных ценностей. Эти обязанности существуют в рамках задачи достоверного информирования собственника о финансовом положении компании.
Финансовый контроль это знание всех действий с материальными ценностями.
Деятельность по сбору данных - это первый шаг к обнаружению мест возможных улучшений. Для этого необходимо знать, какие данные собирать. Как минимум данные должны быть достоверными.
Предлагаю разобрать ситуацию. Деятельность компании состоит из разных процессов. Процессы – первичные источники достоверных данных. Разобьем процессы компании на некоторые участки.
Чем характеризуются эти участки?
Что может быть материальными ценностями?
У каждой материальной ценности есть носитель, который можно проверить. У долгов это документы, у наличных денег - купюры, товары или материалы сами являются носителями.
В ходе работы компании, материальные ценности движутся через участки, на которых есть ответственные. Приведем пример - на складе товары из зоны хранения передаются в зону комплектации. Имеются двое ответственных (один хранит, другой комплектует). Или другой пример - выдача сотруднику денег под отчет. В этом случае деньги из компании уходят, материальной ценности нет, но появляется долг. То есть материальная ценность "ДЕНЬГИ" преобразуется в материальную ценность "ДОЛГ". Таких примеров можно приводить множество, но суть в том, что
Материальные ценности не покидают компанию.
Участки не должны быть слишком большие. Главное, чтобы они были проверяемые.
Например, участок "СКЛАД". Если он небольшого размера, то все хорошо, а если несколько гектар, то конечно, там должны быть более мелкие участки, которые можно прийти и проверить. Но, они не должны быть слишком маленькими, чтобы их было чересчур много. Критерии участков: можно проверить и есть ответственный.
Информацию о материальных ценностях собрать легко! Если это не так - компания несет потери.
Он может собирать информацию о движении материальных ценностей между этими участками. Что даст нам эта информация? Если финансовый директор не может быстро и просто получить эти данные, то скорее всего в этом месте есть проблемы.
Проблемы, которые могут быть обнаружены, в местах затрудненного сбора данных делятся на три вида
1. Диагностика финансовых потерь в процессах
Полностью не организованный процесс. (нет ответственных, "творческая" деятельность)
с таких мест данные собрать практически невозможно. Должен ли заниматься этим финансовый директор? Конечно, да. Недостаточно организованный процесс - это однозначно потери (лишние люди, действия, возможно хищения и т.д.). В этом необходимо разобраться. Организацией процесса будет заниматься не финансовый директор, но найти и обозначить это место - его задача. Как только процесс будет организован
и оптимизирован - данные начнут приходить быстро и просто.
2. Диагностика финансовых потерь в персонале
Человеческий фактор. Первый вариант - это не лояльность сотрудников. Неважно, занимаются они своими делами, интригами или даже хищениям.. Главное, что они не решают задачу, которую перед ними поставила компания.
Второй вариант - некомпетентность. Человек плохо понимает, что он делает. Проблема даже не в том, что из-за некомпетентного сотрудника происходят потери, а в том, что происходит загрузка всех остальных подразделений, что в какой-то момент становится критичным. Вопрос "Почему отсюда не приходят данные?" - это главный вопрос финансового директора.
3. Диагностика финансовых потерь в автоматизации
Третья причина, по которой у нас могут возникнуть сложности со сбором данных - это неудобства связанные с отсутствием достаточной автоматизации в компании. И это тоже тема финансового директора.
Компании со сложными процессами обычно подвергались автоматизации уже несколько раз. Очень странно, когда при огромной автоматизации, данных о движении материальных ценностях между ответственными нет. Как минимум финансовый директор предотвращает потери на неправильную автоматизацию, а как максимум он экономит усилия всех участников процесса для сбора данных. Это прибыльные действия.
Финансовая ситуация в режиме онлайн - это прозрачность и безопасность для бизнеса.
Подведем итог. Если у нас есть:
То финансовый директор может получить эти данные моментально. Если это не получается, это свидетельствует о наличии проблем. Только достоверная информация о финансовом положении способствует повышению прибыли.
Финансовый директор непрерывно, последовательно и рационально должен повышать прибыль компании путем совершенствования процессов, людей и автоматизации. Достоверные данные из процессов - это лучший маркер для обнаружения темных непрозрачных мест в компании. Решая задачу получения данных, финансовый директор решает и другую задачу - достоверного информирования собственника и первых лиц бизнеса о финансовом положении компании. Он либо информирует о финансовом положении, либо информирует о наличии проблем, что крайне важно.
Финансовых директоров условно можно поделить на три типа:
"Бухгалтер" - тип финансового директора, который пытается отразить деятельность компании (с индивидуальными особенностями) по стандартной форме, не учитывающей никаких особенностей. Его цель - навести "красотищу". Ничего плохого в красивых отчетах нет. Проблема заключается в том, что вместо того, чтобы раскапывать проблемные места, финансовый директор наоборот прячет эти места, за красивыми отчетами.
"Специалист" - финансовый директор этого типа пытается отразить реальность, но не очень умеет это делать. Он признает ценность достоверной информации, но не понимает, что с ней делать. Показать, что неверно в компании он сможет, но исправить нет. Основная цель - правильность.
"Руководитель" - финансовый директор, который понимает что недостоверное информирование из каких-либо мест - это его предмет основной деятельности. Он умеет с этим работать. Он знает кому и какие данные показать, или оповестить об их отсутствии, доказать наличие проблем. Он знает как проверить устранение этих проблем. Его основная цель - прибыль.